行政最关心的话题TOP5，资深行政都怎么说？丨新行政大会内容分享

行政最关心的话题TOP5，资深行政都怎么说？丨新行政大会内容分享插图

2024首届新行政大会上周圆满落幕，本场大会探索了两种新形式。

其中一种是从网络和社群的征集中挑选了14个行政人最关心的话题，然后由现场观众投票选出top5，邀请了依时货拉拉科技有限公司行政负责人李晓红女士、深圳市蓝凌软件股份有限公司党支部书记、行政总监杨静女士、德盛昌综合管理部总经理江倩女士等嘉宾们给予回答。

会前小伙伴们积极参与，期待答案，会后也有小伙伴们期望能听到嘉宾们的回答。

现将现场内容整理如下，分享给大家，希望能带来一些启发。

问

行政在职业市场当中是否最容易被替代的？行政人如何正常、真正的去成长、晋升？不可替代的技能又有哪些？在日常工作中，应该如何修炼，职业发展方向又应该有哪些规划？

杨静女士

这个问题应该是年轻一代的行政人非常关心的话题，也会和我们交流，干行政到底有没有前途？从我个人观点来讲，要想不容易被替代，不可缺少的技能就是学习力。一旦一个人掌握了学习力，有压力、有危机感、怕被替代的应该是别人。学习力无论是我们做行政还是做其他岗位都特别不可缺少的技能。

除了干行政，未来的职业方向还可以做什么？我个人的工作生涯中，前期是做品牌市场，做对外的。后来在企业内部转型，陆续分管了行政、外联、党务等工作，做了很多加法。我刚接触市场营销的时候，很多人和我讲，做销售的人可以做任何岗位，我相信这个话很多人都听过。那做行政多年之后，我感觉做行政的人也可以干很多岗位。行政可以干什么？像刚才分享主题华润的曾总，他做行政的人为什么可以中间转做财务三年？因为他数据能力肯定特别强。

我觉得每个人都要找自己的优势能力是什么，如果数据能力很强可以外延财务或运营岗位；如果点子很多可以往市场营销类转；如果策划能力很强，很爱和员工接触，很爱搞文体活动，往企业文化发展也是可以的。现在很多行政部或办公室也兼顾了党建工作，如果你有很高的政治敏锐性，也可以在这里找到你更多的赛道可能。

很多时候，并不是行政人可以干什么，而是行政人的能力本身、潜力本身，可以有很多外延发展的空间。与其想着赛道要怎么转，也可以想想，我在原本会的技能和领域里可以再做哪些加法，修炼自己成为复合型人才，可以很好承接住组织新的锻炼机会。因为当一个组织有新规划的时候，一定是把人才选用的重点放在有创新意识、技能复合又熟悉公司业务的人身上。所以，想拥有真正在职场赛道上能够持续很久的技能，就是持续地学习、持续给自己做加法。

问

在降本增效话题中已经被反复提及很多年，在降本过程中，我们应该如何去保障员工的满意程度？又如何去平衡行政在服务与管理当中的关系与决策？

李晓红女士

其实这几年，大家一直在提降本增效，但我觉得虽然降本是各个公司都在做的事情，但很多企业把降本和员工满意度放在对立的角度上一起拿来说，这是不对的，降本其实跟员工满意度关联度不大，我不想说降本后如何平衡员工满意度，而想说我们在企业里如何有效进行降本，以及如何做员工满意度，我觉得拆成两个问题更好回答在降本阶段如何保证满意度的事情。

做减法是为了集中资源更好的做加法，其实各个公司在提降本时通常也有一些战略要求，行政无非是要关联公司的企业战略，在战略的拆解下就知道什么是行政价值最大化的东西，我们要在价值象限图中找什么是我们在企业战略里的价值最大化，员工关注度又高的领域，大力发展这个象限图可做的部分。如果对企业来说价值不是很大，同时又要花费大量成本，在这个象限图里所有的战略我们觉得它是可被替代和优化的。在整个降本的阶段，可以先去做好自己企业的象限图，然后去评判有哪些可以降本的地方。

最后，保证员工满意度与成本控制并非相互排斥。降低成本的同时，并不意味着员工满意度必然下降，关键在于我们能否同步实现效率提升，即“降本增效”。在推进降本的过程中，我们应全面考虑如何提升效率，并深入分析员工真正需要的到底是什么。在员工满意度里其实我们有多个维度，活动、福利只是一部分。但同样重要的是，通过优化工作流程、提供高效的工作软件和顺畅的沟通渠道，帮助员工提升工作效率，这些也是有效提升员工满意度的关键手段。如果我们能在这方面下足功夫，扎实推进，在控制成本的同时以其他优质项目替换和优化，那么员工的满意度并不会受到太大影响。

问

行政的工作价值到底是什么？不被人重视的岗位，是公司不要的人吗？还是我们行政的天花板真的很低，怎么样可以让自己更值钱？

杨静女士

这个问题我跟提问者有不太一样的观点，我反而觉得行政的天花板不但不低，而且很高。为什么让人感觉低？可能一是因为行政工作范围太广，事无巨细，小到一张纸，一瓶水；二是行政从业者的专业背景，可能和人力、财务、技术口不一样，他们大多有严密的专业对口性要求，而行政人的背景，如果现场做调查，会发现什么专业的人都有。也许是因为这两点，可能给一些不那么理解行政工作的人天花板很低的偏差印象。其实这两点反而可以体现行政工作的接地气，有弹性。很多公司的优秀人才在公司第一份工作就是从行政干起的，通过这个平台快速熟悉公司，展示个人才华，夯实了在职场中的第一步。

为什么我认为行政的天花板高呢？核心在于我们如何定义并实现“高价值”。每个人对于高价值的理解或许不同，我的理解是就像受尊敬、有知识含量的专家一般都是在企业里特别受尊重的岗位。行政如何让别人觉得我们有高价值，应该做自己的岗位专家。

岗位专家可能有不同的“家”，我们首先要做好“当家人”，用体贴细致的服务，能够保障公司里面办公安全、流程顺畅。

第二个“家”是我们可以考虑发展成有“艺术家”头脑的家，为什么这么说？工作中，我们要用语言的艺术沟通处理员工关系，缓解有争议的问题。有时，又需要我们发挥艺术优势、文化优势做一些员工激活、组织互动，这可能得有一点艺术家的水平。

第三个“家”是现在很多行政在做对外工作的时候逐渐体现出的“外交家”味道，可以高质量完成公司接待，协同好供应商的有效嫁接，处理好政府、商会等外界关系的良好互动等。这些都可以充分利用行政人热情、大方、开放的特质，把外交家的角色做好。

如果一个行政人，在公司里充当的角色是一个大当家、是一个艺术家、是一个外交家，我想她一定是一个被员工、被领导、被组织非常认可和需要的人。被需要，是行政岗位的最高价值。这是我的理解。

李晓红女士

我特别认同上午大会姜老师所说的一句话，行政的价值是跟公司的企业战略和文化有密切的强关联。为什么这么讲？因为行政工作的价值最后落实的还是企业战略文化拆解。当整个大环境都在做降本增效时，我们花大价钱做到1%的员工满意度增长，这是有价值的吗？答案是否定的。

专业体现价值，给大家举一些案例，我刚来货拉拉这家公司的时候，我们公司只有五个行政前台，每天处理的都是没有纸了，洗手间马桶堵了，这个坏了，那个坏了。在三年后的今天，我们整个行政体系已经完整搭建起来了，在这三年半时间里，通过办公规划布局、谈判及整合，为公司节省了大几千万，这是我们降本增效的价值体现。

第二，我认为行政的价值还是要通过数据去做体现，根据战略和文化情况，定好行政的核心数据指标，通过期间内的数据变化来输出我们的问题和解决的过程，清晰体现我们整体的价值。

除此之外，我也认同，行政是各个资源的分配者和集成者。在公司里除了内部资源，我们也有外部资源，我们要善于把外部资源引进来，把内部资源转出去，行政人都非常乐于分享，在群里经常共享供应商，机缘巧合下，我们在这一两年帮助业务拿到了很好的业务数据指标和客户资源。

第三，还要有心态的调整。曾经有一个大企业非常高级别的领导跟我说做行政没有价值的，我听了之后非常震惊，这让我怎么还有继续工作的动力。但事实上，我觉得每个岗位其实都有自己的价值和意义体现，如何去看价值本身以及如何纠正我们自己在工作中的积极性和自我驱动力，其实这也是行政人本身应该做的心理变化。如果你一直觉得自己没有价值，你干出来的工作也会让别人这样觉得，只有你自己让你的边界不断扩大，可以给公司创造更多价值的时候，你的机缘就来了，可以负责更多的事情，可以给公司创造更多的价值。

问

关于满意度的评定，在公司里经常出现一些行政工作的满意度调查问卷，除了调查问卷之外，有没有其他的渠道可以去获取比较客观的评价，包括满意度一定是不可能到达100%的，怎么样才算合格呢？

江倩女士

大家好！关注满意度这个问题其实证明你们的企业在飞速发展，要进行企业文化的塑造。谈及企业文化、品牌建设与IP打造，这些元素无疑是企业形象构建的核心。

但很多小伙伴会说，对于小型企业而言，企业文化不过是老板文化的延伸，但这一观点其实有待商榷。其实很多大型企业像李老师或者蓝凌都有几千人甚至几万人，他们每年对于企业文化上的投入是非常之高的，这不仅是出于企业规模的考量，更是对品牌长远发展的战略布局。因为这两家企业也是我们的合作伙伴，我经常去他们公司参观，体会到企业文化在推动企业前行中的重要作用。我想从行政管理的角度，探讨一下中小型企业如何有效塑造和传达其企业文化。

首先我认为满意度其实是一个很有坑的问题，为什么有坑？首先如果要做满意度调查，那么满意度调查问卷的设计一定要非常巧妙，举个最简单的例子，我以前的公司，一家做房地产开发的企业，总部只有60多个人，但每年能创造10-20亿的纯利润价值，做过一次餐厅的满意度，问员工是否满意这一个月的餐食、环境、给大家搭配的汤食，有无水果的要求等等，结果调查完后把自己难倒了，因为提出的全都是高标准的需求。因此在设计问卷的时候，不要给大家选择开放性太大的问题，而是要把问题变成一个结构性的问题，什么叫结构性问题？譬如这个月我们提供的是湖南菜系，有些比较辣的菜，小伙伴有没有其他的建议？需不需要换菜系？如果把问题换得很大，每个人都会提很多高需求。问卷设计、罗列一定要紧扣问题本身，这个问题你能否解决，能解决可以去问。另外是你心里要有谱，这些问题不管是所有小伙伴和员工提出这些问题，我们已经意识到了这些问题，这是最关键的。

第二，要充分观察我们身边的伙伴、同事，他们对于行政工作的点点滴滴，餐巾纸、卫生纸、地面卫生怎么样，这些东西应该日常工作中及时解决掉，而不是拿到调查满意度上体现，因为细节越多，只会证明行政工作的漏洞越多。在这个方面，又回到刚刚的问题，我怎么体现价值呢？其实行政的工作有很多的延展性和拓展性。我在当时做人力资源管理的时候，转到做监管团队6个人，我也懵了好几个月不知如何做，但后来我发现，我更多的是要寻找外部的力量，什么叫外部的力量？就是同行的力量。如果我是做银行的我去调查这个行业，都是怎么做的，食堂管理怎么做，人性化服务怎么。我们想清楚这些问题，罗列清楚之后再做满意度调查。

细小的问题不要在问卷上体现，在日常工作中就要及时发现、及时处理，而不是等问题矛盾化，大家已经忍受不了，直接反馈在问卷上。很多工作在潜移默化的过程中解决，行政需要及时沟通，特别是需要人性化一对一的沟通，很多部门的反馈也好，投诉也好，我们要积极响应、反映，而不是逃避。我们可以关起门来，跨部门之间沟通。我们可以协商在经费、能力、公司政策允许情况下，设置灵活处理机制。行政的工作非常灵活，可以灵活处理它，而不是一板一眼，一板一眼就没有温度，这份工作别人做和你做不一样的时候，这就是我们可以不被替代的原因。

第二个问题是不可能百分之百满意，达到多少合适？从我个人经历来看，中小型企业看老板。老板认为从人均15块控制到人均12块是满意的，但员工会有对立面，我可能不满意，没有绝对百分之百的满意，很难有一个完整的答案说给到员工多少满意，还是要看企业的文化价值所在，你怎样说服你的老板在文化价值方面的输出以及认可点，这是一个核心关键。

李晓红女士

我想回答一下第二个问题。这个问题让我想起之前一件事，2023年我们让北京和上海的两个职场在原地不动的情况下租金下降了60%，兴致勃勃给老板做汇报的时候，我的老板问了我一句话，大环境和市场不好，你为什么觉得这60%是行政的功劳？当他问这个问题的时候，我忽然意识到我们心中应该要有一杆秤和一个标杆，我们要做大环境调研，去了解市场环境差有多少是市场决定的，有多少是你真正工作能力决定的？经过我们的调研，我们发现其实去年的整个租赁市场大概下行30%-40%算是一个比较基准的行业水平，让租金下降40%，这有可能是市场行情，但能谈到60%，剩下的20%必然是行政专业能力给公司争取到的，属于行政自己的话语权。

回到满意度的问题上，也可以赋能一下，首先在满意度的数据里，先去做一下市场调研，在大企业以及中小型企业里，我们能分几个档次，同步的时候我们在满意度数据里大概大环境是怎样的数值，我们再基于自己的企业以及同行的竞对或者同类型企业，再来看我们在多少上下会有一个浮动。在这个浮动里，我们也要具体拆解，比如如果想在这个浮动区间达到多少定位，第二个是在多少定位的基础上，我们需要用多大的精力和资源来满足下一个档次的提升。

在有数据基础之后，再去判断我们到底要做多少，这是每个企业尤其是做行政岗位自己心里的秤。

问

可以通过哪些方式提供员工福利的体验，有没有创新思路和建议分享？

江倩女士

这个问题恰好也是这个月我正在解决的问题，大家都知道房地产行业这两年行情是真的很不好。要怎么样增加福利？我总结了五个点。

往年中秋福利我们都有发月饼，今年老板明确说要砍福利，但一下子砍掉福利员工接受不了，作为综合管理中心的老大，我要站的高度要和老板的管理角度视野是一样，后来我和老板推荐了一个方法，我和老板沟通，大家都能理解公司的困难以及我们要持续发展的决心，我们如果把中秋月饼砍掉，那我们年底明年2月份的时候能否适当加薪？作为综合管理中心的老大，我左手管人力，右手管行政，还要管品牌建设，像双刃剑一样既要对老板负责，也要为员工发声。我要把这个钱用在刀刃上，所以明年加薪300元这个消息之后，我去每个部门老板办公室亲自去谈。当行政要做一些砍福利的动作时，一定要把苦衷和原因发出去，不能就发一个通知，冷冰冰发一个通知，这些虚的工作是没用的。跟每个部门老板传达之后，他们也会向员工传达，会好理解，比较好消化。

另外怎么提升员工的福利体验？举个例子，通常12月份我们公司有一个每年体检，在我接手这家公司之前他们是100个名额，只有5个VIP，现在这个企业有400个人，只有20个VIP，但我有23个高管，多出来的3个高管怎么办？我想到了跨年体检，将一批高管放在12月份，一批高管放在2月甚至3月，但谈判条件是不仅仅要满足23个高管的VIP一对一服务，我还要把优秀员工，把在这个公司工作10年以上的员工必须得到的尊重和福利提升起来。每次和合作方供应商谈判一定要把握提升员工体检的机会，能争取的一定不要磨灭掉，你可以缓冲，因为行政工作弹性很大。一个物业老同志今年已经61岁返聘，安排了他一对一VIP服务，这样让一个在这里干了10年的老员工参加VIP体检是不是终身难忘？接下来，还要有一个情绪拉满价值，做专场，另外在体检门口摆牌子，把早餐端出来吃，每个细节都要争取。以前是简单拿个牌子，但是今年所有VIP客户的名字打上去了，有欢迎语、有水果、有早餐，放在外面，来了之后每个人都有一对一专人引导，这样的福利体验是不是有了提升？很多细节一定是要自己动脑筋去为员工着想，哪些事情我们还可以争取去做。

接下来创新的思路是什么，我的小伙伴跟我讲儿子没人照顾，我说你儿子没人照顾可以让你爸爸妈妈照顾，他说不行，我爸爸妈妈搞不了，因为它是狗。单身经济情况下大家都养宠物，而我们企业每年都有15天年假，我有一个想法，既然有共享单车，共享汽车，还有很多共享经济，我们能不能做一个共享假期？你在工作当中可能会有1-2个很好的朋友，也许你今天正好在开大会走不开，你没有假期了，但你的小伙伴可以全年使用一次特殊假期帮你照顾你的狗，你的家人也好。这是一个很人性化的活动，我们一直在沟通，想推行。

虽然人性化的体验我们已经讲烂了，但发现关注员工心理健康日益重要。很多企业现在都在设立心理咨询师，也在鼓励人力资源和行政的小伙伴通过各种渠道去学习。我们就在想，心理咨询德盛昌要做，如果行政部或者人力资源部有1-2个这样的知心大姐或者知心大哥，或者专业的心理咨询师角色，是否可以做一个开放日，敞开心扉，以保密一对一的方式，不需要在公司设场地，星巴克也可以，Manner也可以，甚至有些经费给大家吃一个简单的午餐，让大家放松心态。

我做人力资源这么多年的经验，发现一个好的员工一定是事半功倍的，但一个消极或者一个不称职的员工，一定会让公司的人力成本翻倍，甚至还会影响大家的情绪。一点问题可能就会爆炸。你自己去做咨询可能要800甚至1000，如果有沟通的渠道，我们伸出援手帮助员工，他们的内心会温暖很多。我们可以利用中午、下午茶时间让员工交流，分享旅游经历，让生日会变得很温馨，每次心理咨询让大家释放心理压力。每个人都会感到综合管理部行政人员大家都在想办法更好恢复调整状态，这都是福利的提升。

我现在还在倡导旅游基金，公司有一个奖金包在综合管理部，今年被评为优秀员工就奖励5000元，去哪里玩不重要，玩完要以更好的精神面貌回来工作。

我们要贴合95后、00后员工发自内心的喜欢和热爱，抓住他们的热爱以及他们想做的事情的点去延展，看看我们能做更好的工作。