ITR(Issue to Resolution)从问题到解决

WHAT ITR是什么?‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍‍

ITR(Issue to Resolution)是华为提出的客户服务体系构建方法和管理流程。ITR关注从问题发现、问题分析、问题跟踪到问题关闭的全过程,通过一条工作流协同组织启端到终端,以端到端的方式构建服务闭环,将问题从发现到解决进行有效的管理,以确保问题能够快速、准确地得到解决,并提高客户满意度,强化了企业与客户之间的互动和沟通。

ITR(Issue to Resolution)从问题到解决插图

ITR要解决的不是一个客户投诉的事情,它是要解决客户的需求或者服务请求。比如客户买了你的设备,他在用设备的过程中,突然想起来这个地方是不是应该有一个什么样的功能,或者说这样的操作是不是更好,可以通过流程给企业一个反馈。他也可以和我们的厂家一起去提出这样的要求,如果要进行网络升级,可以请厂家的工程师帮他升级。
很多企业把客户的服务请求和投诉混淆起来,这就很难关注问题处理以后价值的提炼,通过流程可以挖掘客户的一些线索或机会点,把一些问题化解为新产品或者新功能,这需要三大业务流之间互通。

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ITR流程围绕客户提出的问题,主要包含以下几个模块:

  • 问题来源:包括客户投诉和内审发现;

  • 问题跟踪:主要方式有问题记录、预审、分级分类,进而成立处理小组;

  • 问题处理分配:问题定位和指定负责人;

  • 解决方案和计划反馈:以上步骤完成后,开始提出问题的分析和解决方案,评估方案是否可行,评估后实施;

  • 处理进展和结果反馈:按节点反馈问题处理进度;

  • 处理结果核查:明确问题处理结果,反思问题出现的源头并提出预防措施,评估是否产生新问题或其他影响。


WHY 为什么企业需要ITR?ITR有什么价值?
ITR的本质是通过客户端的问题找到解决方案,这个解决方案可能是售后方案,也有可能是新销售方案,其提高问题解决效率、提升客户满意度、优化服务质量、促进团队协作和降低企业成本方面具有重要的价值和意义。
通过实施ITR流程,企业可以更好地为客户服务,实现企业持续发展和客户价值的最大化。
ITR能解决企业如下问题:
  • 客户投诉率高、满意度低,影响复购
  • 客服部门定位错误,客户服务沦为投诉安抚,忽视客户反馈与潜在需求
  • 缺乏端到端的流程,难以从产品、服务等层面解决客户需求
  • 没有IT系统支持,问题流失,难以转化成机会点,问题重复出现,解决方法得不到积累,组织效率低下,员工满意度低、离职率高

  • 产品质量和性能问题长期得不到改善:客服被动响应、单点处理,没有看到服务产品市场的价值,也无法推动产品与服务的改善、解决客户需求

  • 新订单验收困难,影响收入确认和回款

  • 售后成本高企,售后人员多、流失率高,备件成本高


实施ITR对企业有什么价值?

通过实施ITR流程,企业可以更好地为客户服务,实现企业持续发展和客户价值的最大化。好的ITR流程,可为企业创造那些价值呢?
  • 改善售后服务,提升客户满意度:简单说,就是出现质量后如何快速解决的问题,这就是一个纯流程类问题,核心点是协同、信息流打通;
  • 挖掘新的商机:售后去客户现场解决问题,大部分是产品有问题,但还有一些是产品本身没有问题,或者说产品不是核心问题,但客户仍然不满意。这说明当前产品无法真正解决客户痛点,痛点一旦被挖掘,就会产生新商机;
  • 改善产品的可靠性和可维护性:好的ITR流程可以对所有产品的售后问题、客户投诉做好登记和分类,通过定期对这些数据分析,可以了解目前产品设计中的不足,并倒逼产品和制造部门改善,使公司的产品力持续提升;
  • 通过高效协同,降低售后服务成本:包括问题定义、派单、闭环、备件管理等,有些企业售后是盈利单位,如果流程高效,售后盈利就会好,成为公司一大利润来源。

ITR为企业带来的收益

  • 基于SLA(服务水平承诺)的问题工单按时关闭率逐年提升10%+

  • 基于OLA(运行水平协议)的任务按时完成率每年提高约15%+

  • 高效准确处理问题的体验,使得客户满意度显著提升,促进产品/服务销

  • 不仅可以用于技术服务,也可以用于代维、运维管理等服务项目的交付

  • 与LTC(Lead to Cash)互通,发掘服务/产品市场机会,创造新价值

  • 与IPD(Integrated Product Development)互通,及时将问题转化成产品改进或新产品机会


HOW 如何实施ITR变革?

ITR的实现方法包括通过服务标准化、SLA(服务水平承诺)标准流程、流程梳理优化、服务组织能力提升(包括专业化职业化)、服务产品化等工作,达到提高服务专业水平和降本提效的目标。

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进行ITR变革时候,会涉及如何以“解决问题”为中心,横向拉通端到端流程,纵向整合,联合研发、销售、供应链等等周边部门,站在客户角度去变革服务整个流程。在变革过程中,需要基于横向拉通端到端流程,去梳理、构建相应角色,确定好责权利。
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ITR流程体系组织分为一环、二、三,从客服代表到研发团队都涉及其中,一二三环理念将这种三线作战的思路更清晰地表现出来,将每一层人员的职责和定位描述得更具体:一环是解决基础问题的客服、技术支持、客户关怀工程师,二环是解决复杂问题和需求的服务专家、产品支持工程师、运维组长,三环则是解决系统性疑难问题、产品架构问题的研发工程师。
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在具体执行上,ITR的流程分为三大部分,分别是:服务请求受理、服务请求处理、服务问题关闭。在受理、处理和关闭的三大部分中,每个环节都有对应的流程。例如服务请求处理中的“信息请求”和“案例查询”步骤,应用紧急恢复流程及规则,让工程师和专家识别机会,一旦确定机会,就对接到销售方面的流程LTC,这就是在服务请求处理中发现商机,去创造更多营收。以下是三个部分的具体流程:
01 服务请求受理:指客户从各个渠道(如电话服务热线、官网、公众号等)提出服务需求,客服接到需求,进行登记和问题分级、分类(参考过往服务记录、是否在保修期内、需要远程服务还是现场服务等),确定问题类别后派发工单,进入下一环节服务问题处理。服务请求受理过程客服团队需要系统支持,帮助客服实现全渠道受理和整合客户服务需求,将服务需求分类再分配到不同类型的工单。服务受理后,客服系统进行工单流转。
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02 服务问题处理:指的是接到派单的工程师开始处理问题,根据工作经验或查询系统提供的知识库,如果一线工程师可以快速找到解决方案,就开始为客解决问题;如果一线工程师遇到复杂问题,就将问题升级到二线或三线分析,由专家或研发团队提供支持。在服务过程中可能产生二次订单,需要工程师和技术专家及时识别机会,进入LTC流程,也可挖掘客户需求,进入IPD流程。服务请求处理过程中系统支持更为重要,应用数字系统的服务处理更为规范、高效、客户满意度更高。

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03 服务问题关闭:是指客户提出的问题解决后,问题关闭,之后做客户回访,收集客户评价,维护好客户关系,提高客户满意度。关闭阶段,需要将服务评价和回访方式进行拓展,让不同来源、不同类型、不同程度的服务工单被客户多角度评价,全方位收集客户的意见和建议,以便改进后续服务。

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该流程的关键在于:
  • 以“服务问题”为中心,缩短解决问题时间,提升满意度;
  • 建立关键流程活动规则及输出:比如在技术服务请求受理阶段,首先要按流程规则接受服务请求,进行登记记录,以便后续分层分级进行处理;
  • 建立与IPD和LTC流程的接口:在技术服务过程中可能会产生二次订单,及时识别机会,进入LTC流程;也可能挖到客户需求,进入IPD流程。技术服务完成后,还会有人进行回访,确保客户问题得到有效解决,从而提升客户满意度。

HOW MUCH 如何衡量ITR实施的效果?

ITR流程产出对外可能是一个问题的关闭,对满意度负责,对内其实是一个驱动公司改进的过程,它循环不停地起到机制性的作用。
在实施ITR服务变革时会参考一些方法论、模型,比如服务能力成熟度模型、ITSM、ITIL等,使得服务变革更有前瞻性,更符合发展趋势。

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案例分享
华为服务ITR发展变革历程及效果
华为于2011年开始进行ITR流程再造。在这之前,华为也有售后服务流程,只是不叫ITR。也就是说,华为2011年之前的售后服务流程,不是端到端的流程,流程之间也没有打通。所以,那时华为的售后服务更多是在技术服务层面,与研发和营销无关。客服人员遇到解决不了的问题,需要请研发部门介入处理,只能通过非常规的渠道,比如打电话、发邮件等,甚至靠个人的主动沟通来推动解决。
相对LTC和IPD流程来说,华为ITR流程的建设,遇到的阻力没有那么大。ITR流程建设的唯一障碍是ITR和研发部门之间的磨合,关键点是如何调动研发部门的力量。研发部门有其自己的KPI,比如问题的出现率和解决率。如果通过ITR流程提交到研发部门的问题太多,研发部门的KPI就会受到影响。所以ITR流程在运作的初期,遇到很多摩擦,不过最终变顺畅了。任正非提出过灰度管理,如强化问题的解决率,减少重大问题出现率,只要不是瘫机,一些指标可以弱化,就是说不要把责任划得那么清。比如,新设备在交付初期一定会有很多的问题,这些问题有很多不是一线工程师能够解决的。一线工程师可能会不断将问题升级到二线。如果是系统性的问题,二线工程师也无法解决,就要再升级到研发部门。这种情况太多的话,研发部门会受不了,因为是系统性的问题,而研发部门有设备稳定性的指标考核。研发部门会说:“我给你解决,但不要报上来了,在系统中不要出现,以免影响我的KPI。”
但对于一线工程师来说,如果不报,到时候真的出了问题,就得自己负责……ITR流程组织通过一些联席会议,讨论怎么样保证这种问题能够及时解决,又不影响研发部门的一些关键指标。华为梳理出是哪些关键指标在什么情况下被影响,占比是多少,并分级。于是,ITR流程和系统能够运行下去,但不太影响研发人员的KPI。华为通过灰度管理,找到一个合适的度,也就是一个平衡点,避免了相互推诿和甩锅。


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